流程管理方案怎样才能更好的落地?

很多公司进行了管理流程的优化或再造，制定出了很漂亮的方案，然而在实施方面却遇到困难，导致方案束之高阁。为了解决这个问题，笔者在所参与的流程优化项目中进行了一些有益的探索，提出了进行流程试运行的方法，并对试运行的实施方式进行初步设计，在已经进行过的项目中，取得了不错的效果，现在这里与大家分享，并期望得到指正。

试运行一般可以分为四个阶段，启动准备、试运行组织、试运行控制、试运行验收，其中第二与第三阶段并行。现分别进行介绍。

一、启动准备

步骤一、实施动员会，总经理发布命令，实施启动。

具体内容包括：

1、总经理宣布流程实施启动，强调对流程管理部门的授权，激励员工为流程实施成功而努力；

2、流程管理部门介绍流程实施内容；

3、其他部门代表承诺对流程实施的支持。

目的：营造流程实施气氛，使全体员工对流程成功实施充满信心。

步骤二、进行部门职责和岗位职责相应调整。

具体内容包括：

1、按照流程文件的要求，调整部门间职责；

2、按照流程文件的要求，调整部门内岗位职责。

目的：调整部门职责与流程工作相匹配，流程中的工作要求通过调整岗位职责来执行。

步骤三、流程管理部门组织各部门根据流程文件制修订管理标准。

具体内容包括：

1、将流程按部门编制，分发到部门；

2、部门按照流程报告，结合部门职责和岗位职责，同时由相关部门提交资料，编写管理标准；

3、信息部对管理标准进行审核；

4、各部门对涉及到的管理标准进行会签。

目的：通过制修订相关管理标准，使流程具有可操作性。

二、试运行组织

步骤一、流程试运行开始，流程管理部门组织流程培训。

具体包括：

1、流程管理部门负责牵头组织，针对流程方案培训业务骨干；

2、业务骨干针对流程作业说明书内容培训流程执行人。

目的：让每一个流程执行人了解流程内容，初步掌握流程方法。

步骤二、指定具体的执行人，即流程的主负责人。

具体包括：

1、流程管理部门信息部为每个流程指定相应主负责人，主体负责人必须是具体的执行人；

2、主负责人对该流程的效率和效果负责；

3、主负责人负责相应流程的维护。

目的：保证试运行期间流程问题及时协调解决。

步骤三、各部门实施当期可以执行的流程。

具体包括：

1、流程管理部门根据流程执行周期的长短，确定当期实施的流程；

2、各部门实施当期可以执行的流程；

3、流程主负责人推进监督流程中各环节工作进度和质量，协调处理问题；

4、流程问题解决依靠细致的流程作业说明书。

目的：落实流程方案。

步骤四、试运行3周后，举行流程考试。

具体包括：

1、流程管理部门编制流程试题；

2、分部门同时进行流程考试；

3、将考试结果提交公司领导，并进行公布；

4、公司领导根据考试结果，提出奖惩意见。

目的：了解各个部门对流程掌握情况，提升整个公司的流程管理意识和执行意识。

三、试运行控制

步骤一、试运行期间，各部门进行流程记录。

具体包括：

1、各部门在执行流程期间，须按照流程方案的要求进行相关的记录；

2、在试运行期间，各部门还须进行流程执行不畅的记录；

3、各部门每周向信息部提交流程执行周报，报告执行总体情况。

目的：为发现流程本身或流程执行问题提供参考依据。

步骤二、流程管理部门现场检查流程执行情况。

具体包括：

1、流程管理部门经常去现场进行实施检查，检查流程执行情况和记录情况；

2、现场协调处理流程问题。

目的：保证流程实际执行不变形不走样，核实记录的正确性。

步骤三、流程管理部门召开周例会，发现偏差及时纠正。

具体包括：

1、流程管理部门召开周例会，了解项目执行状况，协调执行过程中出现的矛盾，随时发现偏差并及时采取纠正措施；

2、如果需要就某一流程进行讨论的话，则可以邀请和流程相关人员参与；

3、周例会是一个开放式的会议，相关人员如有需要都可以参加。

目的：及时协调和处理流程执行问题，保证流程顺利实施。

步骤四、信息部编写执行报告，提交公司领导。

具体包括：

1、信息部对流程执行情况进行总结分析，每周编写流程执行报告，提交公司领导；

2、流程执行报告反映一周的流程实施情况，包括进度、质量、问题、困难和下周主要工作；

3、公司领导审阅流程执行报告，给予评价和提供相关支持和资源。

目的：公司高层及时掌握流程执行情况，给予相应支持。

四、试运行验收

步骤一、流程管理部门编写流程试运行评审报告。

具体包括：

1、流程管理部门在试运行阶段结束前，编写流程试运行评审报告，流程试运行评审报告内容主要包括实施流程数、流程用户的评价，需调整流程情况，和流程相关的规章制度改善建议，实施过程和效果评价等

2、流程管理部门编写完成流程试运行评审报告后，和各部门沟通，将报告提交公司领导；

3、流程管理部门进行评审会相关准备工作。

目的：对流程试运行阶段进行总结，准备验收。

步骤二、公司领导进行流程试运行效果评审总结。

具体包括：

1、公司领导在评审会前2天，收到流程试运行评审报告，认真阅读，做好评审会前准备；

2、公司领导召开评审会，信息部经理汇报报告内容；

3、公司领导对照流程项目的预期目标进行评审，效果基本符合目标，公司领导宣布试运行验收通过；

4、公司领导对存在的一些问题提出整改意见。

步骤三、信息部根据评审意见进行局部修改。

具体包括：

1、流程管理部门根据评审的整改意见对相关流程进行修改；

2、相关部门对修改的流程进行相应管理标准修改，提交流程管理部门审核；

3、审核通过后，相关部门对修改后的流程和管理标准进行会签。

目的：尽快将评审意见落实到流程文件中。

步骤四、新的管理标准下发，正式运行。

具体包括：

1、总经理审批通过后下发新的管理标准；

2、流程方案正式运行。

目的：固化流程方案。

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