首先，让我们从工作流自动化的定义开始：工作流自动化是指使用软件让业务流程自动运行的过程。通过指定特定的任务和规则，自动化工具可以将这些点连接起来，从而节省时间，避免不必要的手工工作。顺便说一下，不要让“自动化”这个词吓到。事实上，我们很多时候已经在让一些软件帮我们的业务实现自动化了，只是我们并没有感受到，例如消息系统的定时发布功能，电商使用的一些数据仪表盘等等。
那么，工作流自动化能为谁服务呢？从销售、市场营销到融资等等，几乎每个团队和部门都有机会实现工作流自动化。假设有人在你的网站上填写了一张表格，这反过来又在你的CRM中创建了一个新的潜在客户和交易。一旦这笔交易实现，电子邮件或短信工具就会实现交易提醒的推送，并且将交易的状态发回给销售团队。这一系列动作都是在没有手动数据输入或跟踪的情况下完成的。从头到尾，工作流自动化和软件都在做繁重的工作，而我们只需要专注于让客户参与到这个过程中来，并且仔细理解客户的真实需求。
另一个例子：你可以使用电子支付时，可以自动生成发票或者自动将买家添加到我们的客户列表中。大多数这类的自动化依赖于触发的动作（比如：有人填写表单，或点击链接）。这些单独的操作就像机器上的齿轮，使我们的业务流程保持运转。
另外，工作流自动化不仅仅适用于大型企业。事实上，中小型企业都是自动化工具的最大采用者。因为它能大大减轻初期的人力，为许多初期尤其是创意团队带去巨大的价值。
当然，设置和实现自动化需要一些计划和工作。我们需要有标准的规范去设计工作流自动化，也需要熟悉业务的成员来完善工作流。
实现工作流自动化的好处有许多。节省时间和金钱、减少错误和低效率、更高的数据可见性，以及更好的用户体验，都是其显而易见的好处。
诸如数据输入之类的任务可能会导致每周浪费数十个小时，使用工作流自动化就会大大降低这类工作的成本开支。尽管人为的错误和失误是生活的一部分，但它们并不适合出现在工作中。事实证明，因为工作失误，企业每年可能损失高30%的收入。当涉及到我们的业务流程以及达到里程碑和最后期限时，工作流自动化会自然产生一种一致性，确保使命达成。通过简单地将工作流自动化付诸实践，我们可以积极地使业务以数据驱动。几乎每个工作流软件都负责报告和跟踪性能数据。通过将工具同步在一起，我们可以更好地了解在营销、销售策略等方面哪些有效，哪些是无效。最后，工作流自动化将与构建以客户为中心的战略齐头并进。我们可以自动化的任务越多，也意味着我们就可以花费越多的时间与客户建立关系，创造更好的用户体验。
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