流程效率的低下是如何损害公司的运营业绩

作者：Alphaflow 时间：2020-06-09 浏览：1488

如今，公司往往不再受制于一个系统，多样系统为公司提供了方便，同时也为公司带去了难以使用的负担——这些业务系统使流程复杂化并阻碍了运营。根据市场研究公司IDC的数据，由于效率低下，会导致公司每年损失20％到30％的收入。

但是不幸的是，许多公司仍在继续“使用”他们当前的应用程序和系统，即使他们也觉得这样的系统累赘、不易于协作，还常常造成不必要的重复犯错。这是公司应该着手思考的问题，因为它们迟早成为公司发展的阻碍。

使用过时的业务流程解决方案或完全没有考虑采纳业务流程管理解决方案，后果就是损害公司的利益。由于效率低下或孤立的业务流程会困扰企业的方方面面，以下是常见的几个陷阱。

1.缺乏沟通和合作

无论您身处哪个行业，或服务的客户类型如何，跨不同平台和系统管理流程和运营的挑战都是普遍的。将繁琐的手动任务与公司部门对平稳日常工作流程的依赖相结合，实际上就不可能维持任何竞争优势。但是，这就是大多数公司的运作方式。

已经有许多关于“缺乏沟通和合作”对某些行业效率影响的研究。总体结论是，缺乏沟通会消耗大量资源，特别是在部门间的凝聚力方面。作者吉莉安·泰特（Gillian Tett）在她的书《筒仓效应》中提到的一个值得关注的例子是索尼公司。尽管公司当时的新任首席执行官霍华德·斯金格（Howard Stringer）试图打破各自为政的局面，但索尼成功的PlayStation部门仍在努力捍卫其独立性。结果，索尼未能利用一系列技术变革（例如iPod和数字音乐设备的兴起），错失了占据市场的主导地位的时机。

解决方案：公司成功打破工作中各自为政的方法之一是提供实现透明度和开放性的机制。许多公司已经建立了非常成功的记录系统，记录系统通常是核心业务流程的骨干。如果没有能够使所有人和所有事物保持联系的解决方案，那么企业就很容易分散关注的视角，从而变得各自为政，互相角力了。

2.系统集成不良

自动化的发展催生了比以往更多的系统和解决方案，每种系统和解决方案都需要一套流程来使其成功运行。根据IDC的一项调查（《文档断开彼此连接》），来自销售、人事、采购和其他部门的80％以上的业务负责人接受了调查，他们认为问题“很严重，因为他们内部的系统/应用程序互不交谈，”虽然接受调查的人员中有43％表示他们经常需要复制/粘贴或重新键入信息，但这并不意味着员工之间互相交流，虽然数据从一个人（系统）传递到另一个人（系统）手中，但缺少对数据的价值传递。

如果没有标准化的解决方案（例如简化流程的SaaS平台），员工将不得不在不同的信息源之间不断转换，从而导致生产力低下问题，甚至将面临更大的员工流失。

报告中也举了一个积极的例子。一家百强企业使用两个单独的文档管理系统，并使用BPM平台来协作进行关键业务流程，例如为新产品开发计划管理耗材。尽管每个流程流都存在于不同的系统中，但通过BPM平台协调，可以大大提高效率。

3.流程中的瓶颈

仅仅因为一个流程已经执行了很长时间，而拖延了整体工作的效率，这样的事我们会在日常工作中常常遇到。由于缺乏可视性和无法预知的瓶颈存在，公司常常会忽略流程减速的根源。

这些瓶颈有时是由于不适应新技术的结果，或者是要求对流程的特定阶段进行控制。无论原因为何，流程障碍都可能导致严重的减速，并带来深远的财务影响。

通用电气公司报告说，石油采收率仅提高1％，每年就可增加800亿桶石油的价值，相当于数十亿美元的额外收入。 GE的另一项发现：避免在海上平台上停工一天，就可以避免每天700万美元的生产损失。

解决方案：适应新技术并接受新解决方案是改进流程的最佳方法。请注意那些可能会减慢您的业务发展速度的流程，并积极寻求改善方法。

4.步骤重复和冗余

对于不同规模的公司来说，另一个普遍的问题是流程重复。重复步骤会降低流程质量，并使执行步骤的人员感到困惑。当缺乏部门协作，或者流程采用的系统化程度较低时，我们会常遇到这种情况。

解决方案：改善部门协作可以带来重大好处。一家财富 50强消费品包装公司通过消除非增值活动从而能够管理和改善其流程。这些包括浪费的时间、浪费的移动、由于生产过剩造成的库存浪费、客户延迟、过长的等待批准、由于工作分批而造成的延迟，以及不必要的步骤和因错误而造成以及返工。

5.缺乏远见

即使公司拥有正确的、可用的商业信息，由于缺乏实时数据，也可能因为无法及时掌握而错失市场。数据洞察力成为领导者们需要具备的一项品质。但事实上，只要我们有更好的工具去展现项目的进度、活动的优先级、市场的变化以及流程状态的评估，领导者们完全可以通过数据做出快速的判断，而无需在繁杂无序的数据中去提炼决策。

解决方案：石油和天然气公司就是使用实时数据分析所能获得的一个例子。他们从设备井和传感器以及已部署的其他资产中生成大量数据。同时，钻工和维护人员通过记录其观察结果和与他们相关的问题来补充这一内容。但是，这些潜在有价值的数据通常采用文本格式或被锁定在数据孤岛中，因此通常无法访问或难以分析。然而，使用数据仪表盘可以帮助管理者生成可视化的数据图表，找出数据之间的联系，辅助管理者进行决策。