企业发展初期，人数比较少，内部结构简单，各种流程也没有那么复杂，很多时候公司内部的审批流程只需一到两个人就能完成。但当企业逐步发展壮大之后，员工的数量会增多，业务流程之间会有更多的交叉，流程审批的复杂程度自然越发难以梳理，“定制化”业务流程的需求成为了当务之急。
事实上，我们剖析一个企业的业务流程，就能发现一个企业的能效如何，是否存在着资源浪费。传统纸质型流程的企业自不必说，无论是资源还是时效性，都已经难以胜任现代化的办公节奏了。但是，为什么还有许多中小型企业，明明引进了先进的信息化系统，依然绕不开流程拖沓、信息闭塞等问题呢？
原因在于许多企业在发展初期增长快速，又保有了原本小型的非规范化的结构和流程体系，这样，即使在有足够的资源下，依然难以做到职责划分明确，组织架构清晰完整。那么，对于流程来说，也是致命的：每一个流程项目环节中，都需要多人协同参与，一旦边界不清晰，即使有再好的工具，也依然会造成企业资源的浪费。
BPM的出现就是为企业赋能，减少企业中存在的资源浪费现象。一些大型企业流程会越来越复杂了，会涉及到多人审批和跨部门审批流程。当企业规模上去了，沟通成本也就水涨船高。有的时候我们会遇到审批人外出办公或者审批人隶属于其他地域的领导，那么就会有很长的处理时间周期。遇到跨部门审批就更麻烦了，因为往往审批人你都不认识，企业组织结构不明确会增加很多额外的沟通成本。
许多企业启用OA系统，但是现在很多传统的OA往往堆纳着大量信息成为信息孤岛，不能够照顾到整个业务流程，已经无法适应扩大了的企业的需要。有些企业的员工们熟悉了这些OA系统，如果要上新的流程系统改变他们的工作习惯又不现实，经历二次开发成本又过高。BPM的出现，大多解决这类企业的燃眉之急。
BPM管理工具一般以低代码设计，流程从设计、实施到调整不需要经历二次开发。只需要进行简单的拖动，甚至可以可视化建模。大大减轻了流程开发的成本。同时，流程允许熟悉业务的员工自身来建立，会减少流程不合理建模的次数。
一些流程审批可以依据定义好的数据流转规则喝权限设定，确保不同的数据交给不同的人处理时，则可以进行添加流程分支，让申请数据进入多个节点的“路线”，实现流程合理分流，减轻企业某些环节任务过重或劳动力过剩的问题。
这样设置之后各个流程完全不会错乱，而且一旦流程走到了某个节点，那么所在节点的负责人就会自动收到状态提醒，然后负责人就可以直接进行流程审批了，完全不需要多余的沟通工作，也不会漏掉审批。
通过BPM管理工具，多人审批跨部门审批流程长花费时间多、审批各个环节沟通成本高等问题全都可以解决了，也真正实现了企业的管理节能。
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