使用智能流程优化采购流程的四种方法

如果你想优化供应链流程，采购订单管理和合同管理是一个很好的起点。

影响供应链管理关键绩效指标的许多流程都始于采购，供应链这一环节中出现的问题可能会波及从库存管理到物流等所有其他环节。由于存在如此多的相互依存关系和成本影响，采购流程尽可能高效地运行至关重要。

为了让您了解智能流程如何改进您自己的采购流程，我们挑选了四个真实的例子，说明一些客户如何使用智能流程来优化他们的采购流程并解决他们的采购挑战。

1.找出采购指标表现不佳的根本原因

首先，适用于整个采购职能部门：流程为您的任何和所有采购流程带来了潜在的改进机会。

尽管采购团队通常有大量的关键绩效指标和数据可供使用，但很难诊断出次优结果背后的原因，也很难将其转化为可操作的见解，以改进流程。德国电信服务欧洲公司就是这种情况。共享服务中心为德国电信处理了从采购到支付的流程，在该流程产生的大量数据中，很难找到并解决流程效率低下的根本原因。

借助流程智能，德国电信服务欧洲公司可以准确地找出痛点所在以及导致痛点的原因，然后采取纠正措施，使采购到支付流程更有效地运行。

凭借智能流程提供的可观察性，德国电信服务欧洲公司显著提高了效率，还节省了1200万欧元。

2.通过人工智能支持的错误检测和纠正加快采购任务

采购团队经常花费大量时间处理涉及人工处理和管理的任务。提高效率的最佳方法之一就是借助智能流程，利用人工智能和流程编排。

执行采购订单（PO）流程。审查采购申请（PR）或采购订单很耗时。但是，由于智能流程是基于十多年的流程改进知识和人工智能构建的，它不仅可以实时标记错误的PO，还可以就如何纠正错误提供智能建议。

借助智能流程，审计公司能够在四个月内审计更多的机构。以前，只覆盖一个机构可能需要长达三年的时间，同时帮助众多企业避免了合规问题。

总而言之，智能流程使他们的采购订单管理和审计速度提高了200倍，正如审计公司给予智能流程的评价，称其是以“光速“在运行的。

3.从供应商合同中获得最大价值

下一个用例展示了智能流程如何通过人工智能自动化帮助最大限度地利用供应商合同。提高合同使用率可以有助于控制管理下的支出，并最大限度地减少因合同价值泄漏而滞留的资金。

能源公司Uniper的采购团队成员每年处理超过70000份PR。每一份请购单都会转交给采购专家，然后采购专家必须确定是否已经与供应商签订了合适的合同。有了1500份合同，一般人是不可能记住并掌握每一份合同的，因此Uniper探索了一种自动化解决方案。

Uniper使用人工智能搜索现有合同并找到与请购单匹配的任何合同。这大大提高了企业扭转庞大请购流的能力，减少了延误和瓶颈。目标是在不涉及采购的情况下，实现从PR到PO的90%自动化。

与此同时，在不匹配的合同中，现金折扣的机会减少了，供应商关系得到了加强，有利于持续的业务——这是流程效率和成本节约的胜利。它会自动提醒采购团队注意不合规的请购单，并建议根据未结请购单购买合同，为您提供强有力的防御措施，防止合同价值泄露。

4.使用总体流程可见性来转换循环时间

从智能流程中获得的端到端可见性帮助，并专注于多余的步骤和过于复杂的流程。其中一个流程是订单请求。通过使用智能流程提供的完整实时流程图发现，由于继承的流程、既定的工作方式和各种其他原因，采购、财务和税务团队都在完成订单请求中的步骤，而这些步骤最终都是不必要的。

通过共同努力，受影响的部门能够消除这些额外的步骤。在一年内，这将请购单的订单周期时间缩短了50%，从30小时缩短到约15小时。在一个市场单位，减少幅度更大：从60小时减少到15小时，减少了75%。具有结构化的可见性，识别问题以及如何解决问题，并减少流程中的差异，对企业来说非常有价值。

了解智能流程可以为您的采购流程做些什么

在Alphaflow，客户正在利用智能流程实现采购流程可见性、可操作的见解和采购流程编排，最终缩短采购周期时间，创造更大的弹性和灵活性，并对基线产生积极的影响。