传统主义、害怕创新、惰性和不愿意投资往往是公司始终拒绝业务流程数字化的原因。与此同时，面临全球竞争压力和不断变化的客户需求将迫使决策者寻求新的技术，并在数字化转型领域采取更具前瞻性的举措。
我们将在这篇文章里讨论为什么这种“文化变革”对公司有利，在引入新流程技术时需要注意哪些方面。
首先，有必要定义一个术语：什么是业务流程？ 业务流程定义了一系列增值任务，这些任务由各个行动人员的输入触发，为最终的客户利益（输出）服务。 在这背后，还有各种其他流程，可以在不同的聚合级别上查看：业务流程不仅存在于公司整体中，而且还存在于各自的部门内。 其中包括部门（控制、营销、人力资源、采购等）以及各个职能和部门领域。 大多数流程在许多方面都紧密相连：例如，在合同管理中，采购、法律部门和控制部门直接参与合同创建和执行的整个生命周期。
许多业务流程的特点往往是日常管理任务，并且这些管理任务需要投入大量的人力和时间资源。申报发票、准备申请、搜索和提供信息：其中许多活动仍然使用传统纸质方式，即主要基于纸张的流程。 这会导致高错误率，而更重要的——尤其是战略性的——任务会成为管理的牺牲品，或者被没有优先考虑。 因此，当今许多决策者都将数字化视为业务流程优化的重要因素。 这首先意味着：减少纸张，并且高透明度和效率。
业务流程数字化的三个重要原因
法律确定性：文件的存储受特殊法律规定的监管。随时了解这些内容并保持统一的结构既耗时又昂贵。基于电子文件的合法且完整的文档归档可确保项目相关信息不会再次丢失或无法追踪。同时，自动的时间管理系统可确保申请或合同的存储始终符合适用的准则。
降低成本：任何长期致力于无纸化办公的人都必须首先期待高额投资：IT基础设施的转换、员工的培训——所有这些都对公司提出了很高的要求。但这是值得的：基于软件应用程序的自动化和标准化减少了响应和处理时间，并加快了标准程序——无论是在客户服务还是物流方面。
竞争力：在全球化过程中，数字化成为一个非常重要的问题。 如今，人工智能、区块链或 3D 打印领域的发展很难预测。 但越来越明显的是：任何封闭创新力量的人都会面临长期竞争能力的风险。 许多公司员工缺乏数据能力的例子已经说明了这一点： 42% 的高层管理人员担心由于水平低下而处于竞争劣势。这只是显示紧迫性的众多方面之一。
新的可持续业务流程的实施需要一个能够覆盖公司所有领域的战略流程。 如今，存在大量相应的不同复杂度的流程模型和技术。 当然，除了 SWOT 和 ABC 分析、其他分析技术和敏捷方法之外，公司在实现业务流程数字化时通常应该注意一些重要因素：
1.通知员工
一旦管理层决定了专业部门的员工，就失去了在各个工作领域实施新流程和解决方案的必要接受度。因此，变革管理的主题在今天比以往任何时候都具有更大的相关性：与公司和流程策略变革相关的所有措施和活动都捆绑在一个统一的结构中。他们的目标是让员工有机会在新的发展中发挥积极作用，让他们有意识地参与战略规划，并通过这种方式实现员工的高水平承诺。 这就是管理者在早期阶段应对潜在阻力并积极支持相关培训计划方面可以发挥关键作用的地方。
2.使流程透明
从规划阶段到项目完成，应确保每个步骤都有记录，并且所有公司和组织单位都可以追溯。 在引入企业内容管理等新工具时，必须让员工尽早“加入”并清楚地传达好处和目标。微软的一项研究表明，48% 的受访员工强调了他们对数字化转型以及在自己办公桌上从模拟流程向数字流程的转变的担忧。 这需要仔细和信任的说服。
3.部署正确的解决方案
在几乎每个领域，公司都可以优化其当前的核心流程，最重要的是，他们可以简化它们。 如今，数字控制应用程序用于质量保证和流程监控，并且通过培训应用程序提供培训计划。 现在，整个工业自动化领域随处可见：汽车工业、工厂和机械工程、食品工业或医疗技术。由于可以不受时间和地点限制地访问所需信息，因此负责人将受益于更快速的流程处理，并且始终能够提供信息。
有计划地推进、聚焦目标、带领员工一起前进：这些是业务流程数字化中非常重要的关键方面。 这不仅仅是节约成本的问题。更重要的是为提高生产力和实现意义腾出机遇，而流程管理系统等技术可以提供决定性的帮助。
