如何利用流程引擎实现自动化

什么是流程引擎，为什么它很重要？

流程引擎是任何业务流程管理系统的核心。 简而言之，流程引擎是一种用于设计、执行、监控和优化业务流程的工具，甚至包括那些 100% 自动化的流程。

流程引擎有助于理解企业内复杂的运营。 它们确保任务与可能同时发生的其他工作流程一起在正确的时间和正确的顺序执行。 它们帮助将庞大、单一的业务流程组成的不透明黑匣子解构为可理解且可监控的模块。

然而，流程引擎和自动化不仅仅适用于跨国企业，任何拥有跨多个部门流程的公司都可以从全部或部分流程自动化中受益。

例如，我们以客户注册 SaaS（软件即服务）产品为例。 从一个人第一次成为客户，了解该产品开始，他们可能已经与五个或更多不同的部门进行过互动。 当客户更多地了解产品时，营销人员可能会跟踪客户的信息；当客户想要注册付费计划时，销售部门可能会介入；而客户支持部门则负责管理这种关系。

自动化可以极大地帮助简化这些点之间的切换。 与此同时，这个过程远远超出了这三个团队的范围。法律部门、会计和 IT 团队也可能以各种身份参与其中。这样的流程越复杂，流程引擎就越能通过无缝地传递信息和完成端到端的任务来帮助改善客户体验。

如何利用流程引擎的力量实现自动化

每家公司在自动化之旅中都将处于不同的阶段。很少有人会从一个完整的空白开始，更多的人会自动化一些，但不是所有可以使用它的流程。

零或少数流程自动化

如果您有更多的工作空间，最重要的是通过自动化明确描述的非业务关键流程来合并流程引擎。 如果测试无法正常运行，这应该是一个可以轻松地与其他业务部门隔离的流程。

不幸的是，许多人太快地从一个模糊的、可能的问题跳到“这就是我们将使用的工具”。 只有从一开始就真正了解流程之后，您才能继续了解哪个流程引擎可以与您希望实现自动化的业务方面进行交互。

一个例子可能是销售团队的自动销售线索路径。 该团队正在寻找入站线索，以将其分配给正确的人员、在正确的区域、并进行正确的帐户分配。 这将是一个可以自动化的完美流程。

如果出现问题，监控人员仍然可以调整和修复，而不会失去任何机会。 然后，只有到那时，团队才应该开始探索可能使用的工具，一定要考虑一种能够提供高性能（即使是大规模）并提供内部团队所需的灵活性的工具。

在已有流程自动化基础上扩大规模

如果您的组织拥有更先进的自动化程序，那么斗争和挑战就会呈现出不同的色彩。 您无需尝试找出要自动化的流程，而是查看这些流程如何相互交互或确保数据完整性。

在这种情况下，第一步是全面了解这些自动化流程如何融入您的业务工作流程的整体结构。 首先绘制包括端到端自动化在内的各种流程。

使用业务流程建模符号 (BPMN) 等标准可视化语言可以减少此步骤的耗时，因为它允许整个组织的利益相关者贡献自己的一份力量。 然后，使用创建的图表，开始确定这些自动化流程如何适应更大的企业。

在将流程引擎添加到混合中之前，映射这些流程至关重要。 如果您不知道要添加哪些部分，则无法让流程引擎作为集中中心运行。 同样，通过确保您拥有完整的流程概述，可靠的流程引擎可以提供分析并显示瓶颈和效率低下的位置。 当您使用流程引擎来编排现有自动化以及添加新自动化时，您将确保以更审慎的方式更快地扩展。