首先，有必要定义一个术语：什么是业务流程？ 业务流程定义了一系列增值任务，这些任务由各个行动人员的输入触发，为最终的客户利益（输出）服务。 在这背后，还有各种其他流程，可以在不同的聚合级别上查看：业务流程不仅存在于公司整体中，而且还存在于各自的部门内。大多数流程在许多方面都紧密相连：例如，在合同管理中，采购、法律部门和控制部门直接参与合同创建和执行的整个生命周期。
许多业务流程的特点往往是日常管理任务，并且需要投入大量的人力和时间资源。 开发票、准备申请、提供信息，其中许多活动仍然使用手动方式，这种基于纸张的流程，会导致高错误率。 因此，当今许多决策者都将数字化视为业务流程优化的重要因素。这首先意味着：减少纸张，提高透明度和效率。
但实现业务流程数字化还有更多理由，业务流程数字化有三个重要原因：
1.法律确定性：文件的存储受特殊法律规定的监管。 随时了解这些内容并保持统一的文件夹结构既耗时又昂贵。 基于电子文件的合法且完整的文档归档可确保项目相关信息不会再次丢失或无法追踪。 同时，自动时间管理系统可确保申请或合同的存储始终符合适用的准则。
2.降低成本：任何长期致力于无纸化办公的人都必须首先期待高额投资：IT基础设施的转换、员工的培训——所有这些都对公司提出了很高的要求。 但这是值得的：基于软件应用程序的自动化和标准化减少了响应和处理时间，并加快了标准程序——无论是在客户服务还是物流方面。
3.提高企业核心竞争力：在全球化过程中，数字化成为一个非常重要的问题。 如今，人工智能、区块链领域的发展很难预测。许多公司员工缺乏数据能力的例子已经说明了这一点：根据一项代表性研究，在接受调查的 1,000 家公司中，42% 的高层管理人员担心由于水平低下而处于竞争劣势。
有计划地推进、聚焦目标、带领员工一起前进：这些是业务流程数字化中非常重要的关键方面。 这不仅仅节省了成本。更重要的是为提高生产力和实现企业目标提供指导。
