许多企业的各种数字方法、工作流程解决方案和云策略，如果孤立地看待，对几乎是没有用处的。这是因为他们经常缺乏全面的数据化策略基础。 即使对于最雄心勃勃的企业要进行数字化改革，第一步——从纸质文档过渡——也至关重要。
最近的一项研究，从2021年9月底到今年10月底，对600多家中小的企业电话调查表明，疫情之后企业迎来了数字化的新浪潮：数字化这个话题已成为92%的受访企业最重要的议程。
值得一提的是已经采取的具体措施：除了引入数字工具来维持通信以及为异地办公的需求外。许多企业的流程都已经数字化。研究显示，66% 的受访企业从纸质文档转向数字文档，60%的受访企业从手写签名转向数字签名。
这些企业认识到，如果员工在设备齐全、网络高速的情况下，无法访问大部分文档，那么他就很难有意义地工作，因为传统纸质文档都是放在办公室书架上。为了确保员工未来能够继续以不受地点限制的、受监管的方式工作，企业必须将纸质文档数字化，并使其可在其业务流程中使用。
同时，他们应该与客户和供应商合作，过渡到无纸化操作模式，或者至少在企业收到纸张后尽快扫描并提供电子文档。 在此流程中，税务电子化提供了巨大的帮助，财务人员处理传统纸质文档的过去已经不复存在了。
多年来，移动工作方式的技术和最佳实践已经存在。这些已经部署了多次，现在在效率和实用性方面几乎达到最佳状态。不幸的是，人们仍然更喜欢在第一步（无纸化）之前采取第三步（自动化），例如将流程从模拟过渡到数字，即在此过程中几乎完全消除纸张。然后，这么做一些企业可能会遇到挫折，因为由于无法访问纸质文档，数字转换实际上无法使用的。
然而，如果从第一步开始，事情就变得简单：首先，摆脱纸张，然后以明智、全面的方式引入数字后台，取代所有手写文件、流通文件夹、发票或多年来积累的知识文档，这样 最终可以对业务流程进行数字化准备和优化。这样，数字化不再是一个令人沮丧的项目，而是成为一个让每个人的生活变得更轻松愉快的项目了。
