东芝信息机器(杭州)有限公司成功案例分析

公司介绍

东芝信息机器（杭州）有限公司（Toshiba Information Equipment (Hangzhou) Limited，简称TIH）是著名的全球财富500强企业日本东芝集团独资直属公司。TIH是Toshiba在海外具有全球规模的笔记本电脑生产研发基地，年生产能力近300万台，除经营生产东芝电脑产品及外围相关部件，还销售自产产品以及提供售后服务和相关的研究开发。(QOL)达到国际标准。

项目背景

TIH经过多年的信息规划与建设，已经拥有了相当高的信息化水平。目前，公司已经成功应用了生产管理系统、人事系统、经费系统、财务管理系统等，能够在生产、人事、经费管理、财务等多方面进行有效管理，但在流程管理、工作任务、文档管理、会议管理、项目管理等方面仍依赖于手工或电子邮件形式。公司十分希望可以通过融入协同管理与办公信息系统，规范业务制度和流程、整合信息资源，提升日常工作和跨部门的协作水平、进一步促进企业运营的规范化和效率。

需求分析

TIH具有较高的信息化水平，已在使用的系统包括Oracle ERP(EBS)，HR，Notes等，以及各种小应用如考勤Payroll系统等，其IS部（Information System Department）拥有众多精通技术和业务的IT工程师。

在日常办公管理上，TIH主要应用Notes系统，但随着应用的不断深入，尤其是在集成性、灵活性等诸多方面提出的新需求，原本的Notes系统已无法满足当前信息化的需求，表现出三个方面的主要弊端：

1. 系统相对封闭，无法和其他系统集成，新增加功能模块也比较困难；

2. 维护和调整相对困难，流程的增加和调整；

3. 功能相对固定，无法融入企业个性化的功能要求。于是总公司决定逐渐取消原有的Notes系统，采用集成性更高、架构更灵活、功能更强大的日常管理平台。

TIH对日常协同管理平台的基本要求是，提供中、英、日三种语言，同时为了更好地与已有系统集成，必须基于Oracle数据库。

在功能需求上，TIH主要包括以下六个方面：

一、流程管理

由于原有系统中工作流设置和调整相对不方便，且可实现的流程复杂性不高，因此在流程管理功能上需要具有绝对的灵活性，同时需要提供各类便捷功能，如字段自动计算、表单套打、自定义报表生成、各类条件查询等，支持子流程，同时，流程必须提供开放接口，实现和其他系统之间的数据调用和导出，以及在流程某环节结束后对其他事件的触发。

二、文档管理

文档管理需要包含原来Notes中已较为强大的所有的功能，除此以外，还需要重点体现文档的安全控制功能，如每个文档、文件夹都可以设定访问权限，追踪新建、浏览、编辑、删除等操作历史，文档在线修改并保留修改痕迹，多版本控制等。

三、教育培训管理

教育培训管理存在诸多较为突出的问题，通过传统的纸张审批和人工统计，存在处理周期长，操作不方便，容易引起统计错误以及记录不易长期保存等问题，而现有的人事系统功能相对简单，无法进行数据导入导出分析，录入数据项目不完整，无法进行数据分析，管理者无法对教育信息随时进行查询，了解整体教育培训状况，同时，利用人事系统进行教育培训管理，也容易造成人事信息的泄密。

基于以上考虑，协同管理平台中需要对员工教育培训情况进行全面的管理。

四、资产管理

资产管理主要包括资源管理、库存管理和资产出入库管理。

资源管理即指对可重复被使用的独立实体进行管理，如会议室、办公用品（如投影仪）、车辆和司机等，具体包括资源信息的创建、删除、修改，资源的占用、释放、使用情况记录等。

库存管理包括通过系统各类流程审批购买的产品以及手工入库的产品，要求系统工作流能实现和库存基础数据的关联，流程的审批内容和结果影响库存信息等。在普通层面上，包括对物品信息的创建、修改记录维护，物品的入库、出库状态管理，物品信息的查看和统计，并结合采购提醒等。

资产出入库管理即指出入公司的内外部资产的统一跟踪，如资产的出入时间、责任人员，资产出入历史等，便于管理层或责任部门及时追踪。

五、财务管理

财务管理包含预算管理和实际费用管理两个方面：

预算管理以月为单位，明细到颗粒度最小的科目，同时能方便清晰的查看预算报表，分类汇总等。

费用管理包括对具体费用类型和会计科目的设置，费用发生与工作流审批相结合，实现费用数据和物品状态的实时变化，同时还包括费用的转移和分配，如从一个部门转移到一个或多个部门，此外，对各项费用的使用情况能进行方便的查询。

对于财务管理，必须提供方便的统计分析功能，如费用和预算的比较表等，能实现级联查询和多条件符合查询等。

同时，财务管理将和EBS系统实现相关数据的传送。

六、其他功能

除了以上核心功能外，TIH同样需要引入基础性功能模块，如公告栏、短信平台、即时提醒、通讯录、个人设置等。初次以外，TIH并非将协同管理平台仅仅定位于日常办公，而是公司内部统一的管理平台，需要和公司内部其他系统实现整合，并且能在平台上方便的添加独立开发的应用程序。

系统规划

东芝的管理一向以精细、严谨、规范著称，对于协同管理平台的选型同样体现出这一特点。TIH IS部部长亲自考察了杭州、上海等多家国内知名软件企业，现场出题考察，最终选择了微宏作为TIH协同管理平台的供应商。

TIH在选型过程中，不仅提出了多语言Oracle数据库两个基本要求，主要考虑的是这个平台是否具备国际专业协同管理软件的功能，同时具备良好的成长性和兼容性。微宏协同和内容管理软件平台5.1在国内外经过多年的开发和实践，以多维协同工作平台worksite为基础，自由组合几十种协同工具，在系统灵活性、可扩展性、整合性、权限管理等方面，已经和国际大型协同软件处于相同水平，与国内协同和OA类软件相比，在架构、思路和功能的深度上具有明显优势。

微宏智能工作流AlphaFlow是目前国内专业的工作流产品，具有强大的技术优势。TIH应用后，将原本在Notes中的40余个流程，全部在微宏协同管理平台上实现，并且取得了更加明显的应用效果。微宏AlphaFlow采用以表单驱动为架构的流程管理软件，可以实现对串联、并发、循环、条件、子流程等各种运行模式的管理，具备强大的表单定制和分析功能。目前通过微宏工程师的培训，TIH工程人员可以熟练的建立各类表单和流程，并可灵活设置调整。同时，在流程的集成性功能上应用频繁，如与Office文档的集成，与其他其他模块和系统的集成等，如与资产、财务等模块的数据管理，以及调用或导入其他系统数据等。

在文档管理中，实现Notes文档管理的全部功能，使TIH将原有Notes中管理的问题全部移入微宏协同管理平台进行统一的管理和控制。在文档的安全控制上，微宏更是精雕细琢，实现了TIH要求的所有功能。同时，微宏独创的模版文档技术，更是开创了国内独一无二的文档管理方式，实现了复合文档的管理，便于文档属性的搜索挖掘以及同类文档的集中浏览和发布等，效果显著。

在教育培训管理中，实现了教育计划的制定、审批，教育课程的开设、实施、反馈、评价、考核等一体化培训管理；在资产和财务管理中，均按照预定计划，实现所要求的所有功能。

对于系统未来的规划，TIH将在现有成熟稳定的平台的基础上，与微宏进行更加深入的合作，不断增加新的应用功能。同时，微宏提供的开放式接口，也便于TIH将内部应用模块方便的“挂”在协同平台上，使得微宏协同管理平台真正成为公司日常管理和应用的核心平台，成为TIH信息化管理的强大支撑。

应用效果

微宏企业协同管理平台能够无差异的兼容多个主流数据库，包括Oracle、SQL Server等，此外，平台的多语言切换功能，也扫除了外资公司在使用软件上的语言障碍，为东芝信息机器（杭州）在全公司所有员工中推广协同工作管理和信息交流奠定了很好的应用基础。

微宏公司在这次和东芝信息机器（杭州）的合作过程中，不但显示了微宏软件的国际化优势，也充分表现了微宏团队在提供软件服务时的国际规范的专业水准。微宏团队在软件工程的每一个环节都严格遵照国际标准的软件服务规范，为客户提供一流的服务，包括软件需求分析与反馈服务、技术开发中的及时汇报与沟通服务、管理咨询服务、实施服务、培训服务、运营维护服务等。从与东芝的第一次沟通开始，在每一个工作环节，工作人员都将交流内容、各类方案以文档、音频、客户记录等形式在微宏内部协同平台上统一保存，并随时给客户提供备忘参考。微宏团队对客户需求的敏锐理解和快速响应，以及在与东芝公司的合作中出色的国际化语言沟通能力，都给客户留下了深刻印象，获得东芝管理层的好评。

经过TIH推荐，微宏协同应用流程管理平台已成功应用与东芝在杭其他分公司。

AlphaFlow® BPM流程管理平台

 电话：400-888-6861     

  https://www.alphaflow.cn/