在深入研究具体的技术或工具之前，企业需要建立坚实的基础，使流程蓬勃发展和不断发展。以下六个构建模块将帮助您开发可持续、可扩展且切实可行的流程。
1. 文档——任何可重复流程的基础都是详尽的文档，它能帮助您将流程从模糊变为具体。但记录工作流程不仅仅是记录步骤，更在于理解它们。对于在不同地区运营、方法可能各异的组织而言，文档尤为重要。例如，以一个全球销售流程为例。美洲、欧洲和亚太地区的团队可能根据当地需求和法规开发了不同的工作流程。将一个地区的流程强加于其他所有地区，会让您忽略其他三分之二的团队如何与系统、组件和客户互动。
这里关键在于识别不同区域差异中的共性。这让你不禁思考，‘我们如何将这些相似之处融入单一流程，并在未来将其发展成更完善的流程？’
然而，从非结构化工作流程到文档化流程的转变并非一朝一夕之功。如果没有流程映射和管理流程，就无法真正从混乱走向文档化。
幸运的是，BPM提供这样的工具可以帮助您实现目标——在一个每个人都可以使用的中央存储库中捕获、记录和映射您的流程。
2.数据助力获得认可——在没有利益相关者支持的情况下创建可重复的流程就像在沙滩上建房子。如果没有坚实的地基，你的整个结构就会震动——无论是市场变化、监管变化还是内部重组——都可能崩塌。
如果没有领导层的支持，你可以尝试自下而上的方法来完成流程构建的工作，但这会困难得多。为了获得高管层的支持，你需要有说服力的数据来证明拟议的流程如何带来更好的结果。
你向高层领导团队提交的数据可能包括：
A.遵循标准化流程后节省的每位员工时间；
B.实施后的错误减少率；
C.客户满意度提升。
正确的数据有助于确保初步批准，并为维护和改进流程提供持续的依据。当领导团队看到可量化的收益时，他们更有可能在整个组织内倡导流程的遵循，并分配资源进行持续改进。
3. 治理——长期保持流程的有效性需要周到的流程治理。但这并不意味着僵化的控制。要想成功，您需要一种能够在必要时灵活调整流程的治理机制。
治理结构负责制定政策、角色、职责和标准，帮助您保持一致性并与组织目标保持一致。精心设计的治理机制可以帮助您：
A.识别随时间推移而出现的瓶颈或摩擦点；
B.收集并实施来自一线团队的改进建议；
C.适应不断变化的监管要求或市场条件；
D.确保流程定义清晰且记录完备。
治理机制可以让您检查流程是否仍在产生预期的输出，这是确保流程不仅可重复，而且能够成功重复的核心要素。
4. 所有权——流程所有权能够建立问责制，确保有人负责监控、维护和改进每个工作流程。如果没有所有权，即使是设计最完善的流程也会停滞不前。
理想的流程所有者，展现强大的领导能力，能够激发变革并促进协作，能够有效沟通，帮助团队了解流程变更及其益处。基于数据做出流程改进决策，营造一个让团队成员感到有能力推进的流程变更的环境。所有权的影响不仅仅是坚持和维护——它还能在整个企业中培养拥护者。
5. 变革管理——常常被忽视，但它对于推动采用和创造持久影响至关重要。数字化转型的大部分实际上就是变革管理。这种视角的转变至关重要：即使是技术上最完善的流程，也必须解决变革中的人为因素。
利皮特-诺斯特模型作为成功变革管理的框架。该模型确定了持久变革的六个基本要素：愿景、共识、技能、激励措施、资源和行动计划。只要缺少一个要素，愤怒或沮丧等负面情绪就会滋生。
有效的变革管理能够创造动力，推动流程改进，将最初的顺从转化为真正的采用，并最终转化为组织文化。
6. 易于使用的工具——最后一个关键要素是获取易于使用的工具，让您能够轻松地记录、展示和跟踪流程。值得庆幸的是，流程管理技术不断发展，为您提供了绝佳的选择。
在生成式人工智能时代，我们拥有许多工具，使流程文档比以往任何时候都更容易。这些进步使得在最大程度上减少对日常工作的干扰的情况下捕获可重复的流程成为可能，从而节省员工的时间和压力。
为了提高员工满意度并促进采用，请寻找具有精心设计的用户界面和灵活性的低代码工具。合适的工具可以形成良性循环：更简单的文档可以带来更好的流程，从而鼓励更广泛的采用，进而推动进一步的文档和改进。这种循环将流程管理从一项繁重的任务转变为企业运营的自然组成部分。
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