要充分利用您的BPM解决方案，我们必须关注如下九大功能：
用户可以根据需要使用节点来自动化工作流程。优秀的业务流程管理解决方案使用户能够建模、测试和实施工作流，以帮助监督员工、数据和系统之间的交互。工作流程附有数据收集表格，每个步骤所涉及的成员都有明确的定义。这些强大的平台可以配置角色并分配权限，以防止未经授权的人员侵犯数据。
自动化是指BPM无需人工干预即可路由数据和执行任务的能力。工作流管理的自动化可以从最初的步骤转移到系统强制执行。通过多步流程的任务流是根据初始代理决策预先确定的。基于规则的工作流对如何通过每个步骤路由数据做出合乎逻辑的决策。这些逻辑决策是根据管理员设置的先前规则集预先确定的。
流程自动化有助于提高跨部门和系统的可见性、跟踪流程并消除各个部门的数据孤岛、手动任务和瓶颈。
业务流程管理解决方案在工作流程和其他结构化流程中创建自定义表单，您可以在其中拖放常用元素。无需任何编程技能即可创建这些表单，并且可以实时查看。它们提供了一种捕获和编辑数据的方法，然后将这些数据传输到其他进程。
在设计表单构建器时，您需要决定它是面对新手的还是体现功能重点的。以新手为核心的表格非常简单，但不要选择过于简单的表格，因为业务会超出它的边界。以功能核心为中心的表单是复杂且可定制的。选择这种形式可能令人望而生畏的，如果太复杂，用户将难以适应。因此，表单设计者需要在表单创建中找到平衡点。
购买BPM工具时，您需要考虑是需要本地BPM还是云BPM。云BPM是通过网络交付的BPM的SaaS版本。本地BPM的优势包括将关键系统保留在内部、维护敏感数据方面的监管限制、数据安全、迫切需要与本地数据集成，以及在内容审查和低互联网带宽的国家开展业务.
其他企业选择基于云的BPM的原因如下：它提供地域移动性，消除对内部专业技术技能的需求，并提供可控的IT预算。在购买BPM之前要考虑的另一件事是框架。有一个全方位服务框架，它是一个具有所有BPM功能的综合套件，因此您不必部署多个工具。还有横向框架仅处理业务流程周期中的设计和开发阶段，以及纵向框架，它是可定制的，而不是一刀切的产品。它的重点是特定的业务流程。
业务流程管理解决方案可以同时提供本地和云部署BPM解决方案，并且能够从一种状态转换到另一种状态。CloudBPM作为本地BPM的SaaS（软件即服务）版本提供，这意味着它们不必在现场安装。
它们比本地同类产品便宜，您可以在完成付款后立即使用它们。基于云的BPM消除了对内部专业技术人员的需求，为用户提供了地域移动性，并且升级和修复由托管公司负责。但是，由于数据安全问题、与本地数据集成的需要以及监管限制，一些公司更喜欢内部部署。
这是大数据时代，因此我们可以捕获这些数据。能够监控和分析BPM中的流程，同时提供丰富的洞察力，这是AlphaFlow等顶级BPM解决方案与其他解决方案的区别所在。它们提供实时智能监控和KPI测量（关键绩效指标）的精确组合。
用户可以为这两种标准定义指标和请求，也可以使用各种图表和热图定义自定义报告。这是通过一个管理界面完成的，该界面允许监控仪表板、更详细的报告、个人绩效、统计数据、分析和部门输出。生成的报告应该能够表明：
每个步骤完成整个项目的平均时间；项目被重新路由或拒绝的次数；打开的BPM上所有项目的快照；这些业务分析对于帮助管理人员识别业务问题、机会并通过做出合乎逻辑的决策做出反应至关重要。例如，AlphaFlow提供仪表盘，您可以从中访问仪表盘上显示的每个业务流程的实时数据。这些数据报告通常非常详细和直观，带有易于解释的图表。
数据保护对任何公司都非常重要。因此，公司为不同级别的用户创建访问控制以保护敏感数据非常重要。访问控制指标包括使文档只读、完全隐藏它们或使特定字段可编辑。
顶级BPM解决方案能够与MS Share Point等其他工具连接，并使数据能够跨不同的地方、平台和界面使用。有些已与业务活动监控(BAM)等软件预先集成。他们可以从其他软件中以各种格式导出文档。系统集成允许系统屏幕弹出窗口和大量数据字段。它们与现有的IT基础架构无缝集成。这些集成工具必须包括API、RESTAPI和webhook。
您的BPM解决方案应该能够通过支持讨论线程和留言板的共享来消除部门内和部门间沟通的障碍。协作流程增加了BPM的价值，因为它依赖于从事特定任务的人们的集体努力以达到预期目标。协作使对话保持专注，并允许所有团队成员就流程优化提供意见。这些协作BPM支持决策和想法管理，并且所有团队成员都了解流程改进计划。
排名前5位的业务流程管理解决方案提供了用户友好的平台，几乎不需要编码，并且允许用户在几乎没有IT技术人员支持的情况下构建他们的流程。这些BPM解决方案易于学习并具有全面的用户支持和培训。他们有足够的资源让IT技术人员充分利用BPM，但又足够平易近人，让非IT员工在使用它时不会感到害怕。
它的所有配置设置都是基于参数的。任何配置更改都可以从服务器远程完成，它们会立即影响所有分支。任何额外的编程都作为脚本嵌入，不会改变软件的基本核心代码，从而减少了测试程序。这种额外的编程增强了业务逻辑并能够创建更智能的界面。用户界面基于Web，链接到在线帮助教程，即使非IT人员也易于使用。
流动性和灵活性是现代企业的标志。顶级业务流程管理解决方案提供移动支持以及至少对Android和iOS的访问。移动技术已经发展成熟，业务流程也变得充满活力。用户希望在旅途中灵活地访问他们的工作流程和其他业务流程。云部署的BPM为移动用户提供了这种对移动性和完整功能的支持。BPM可以提供仪表板和智能导航的配置，以支持创建团队成员可以从他们的移动设备访问的环境。
在寻找业务流程管理工具时，重要的是您选择的任何工具都具有上述所有九大基本功能。BPM解决方案应提供创建和管理生产性业务流程所需的所有功能。它应该具有BPM仪表板、自定义表单、作业管理、自动化工作流和高级报告。
